Использование электронной почты\

Что такое электронная почти?

Электронная почта сегодня представляет собой одну из наиболее быстрых, удобных и дешевых систем связ! . Она предназначена для передачи текстовых сообщений (и приложенных к ним файлов) через Интернет. Время доставки электронного сообщения редко превышает несколько часов, а иногда адресат получает письм< > через несколько секунд после того, как оно было отправлено. Электронный «почтовый ящик» входит в стандартный пакет услуг, предоставляемый поставщиками услуг Интернета.

Что такое электронная почта Web-mail?

Это разновидность электронной почты. не требующая использования специальных почтовых программ. Отправка и получение почтовых сообщений производится при помощи браузера при обращении к специальному Web-узлу. Текст сообщений представляется на Web-страницах. Службы Web-mail обычно доступны бесплатно. Структура адреса Web-mail не отличается от адреса обычной почты.

В чем достоинства электронной почты Web-mail?

Использование электронной почты Web-mail имеет ряд достоинств по сравнению с традиционной электронной почтой.

• Мобильность. Доступ к почтовому ящику возможен с любого компьютера, подключенного к Интернету

• Постоянство адреса. Если по каким-либо причинам вам приходится менять сервис-провайдера, вы, как правило, не можете сохранить свой стары и почтовый ящик. Адрес Web mail не привязан к конкретному поставщику услуг Интернета.

• Свобода. В службах Web -mail удобно создавать временные адреса, нужные для конкретной цели, например для регистрации в сомнительных сетевых службах. Чтобы отказаться от ранее созданного адреса, достаточно просто прекратить к нему обращаться.

В чем достоинства обычной электронной почты?

У обычной электронной почты сохраняются свои преимущества по сравнению с системами Web-mail.

• Расширенные возможности настройки. Специализированные почтовые программы обычно имеют более широкие возможности для настройки работы, что особенно важно при больших объемах переписки.

• Скорость работы. Любая операция службы Web-mail требует формирования Wei-страницы, которая включает в себя элементы управления и сценарии, обеспечивающие работу. Загрузка всех дополнительных данных через Интернет заметно снижает время ответа по сравнению с обычной почтой.

• Представительность. Простота регистрации в системе Web-mail подразумевает частичную анонимность отправителя. Письму, отправленному с такого адреса, не стоит безоглядно доверять. В официальной переписке, а также при первичном обращении к незнакомому корреспонденту правильнее использовать обычную электронную почту.

Можно ли работать с электронной почтой Web-mail при помощи обычных почтовых программ?

Программа Outlook Express поддерживает работу с Hotmail (это одна из систем Web-mail). В других случаях ответ зависит от конкретной системы. Например, система Яндекс-почта предоставляет возможность работы через почтовую программу, а некоторые другие системы не допускают этого или предоставляют такую возможность как платную услугу.

Как использовать программу Outlook Express для работы сэлектронной почтой?

Чтобы после запуска программы Outlook Express (Пуск > Программы > Outlook Express) перейти к работе с электронной почтой, следует щелкнуть на ссылке Чтение почты в правой части окна программы Outlook Express. Можно также выбрать папку Входящие на панели Папки или значок Входящие на панели Outlook. Можно также настроить параметры программы так, чтобы она автоматически переходила в режим работы с электронной почтой: установите флажок При запуске сразу открывать папку «Входящие» на вкладке Общие диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры). получить поступившие сообщения? При запуске программы Outlook Express, а также через определенные интервалы времени, продолжительность которых можно изме-, ^ нить на вкладке Общие диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры), программа Outlook Express обращается к серверу электронной почты, чтобы проверить наличие новых сообщений. Для того чтобы произвести такую проверку немедленно, с ^едует щелкнуть на кнопке Доставить почту на панели инструментов или i (использоваться командой Сервис > Доставить почту. Список всех поступивших сообщений отоГ>ражается на панели в верхней части рабочей области справа. Сообще: (ия, помеченные открытым конвертом, уже открывались и рассматриваются как прочитанные. Сообщения со значком в виде закрытого конверта не были прочитаны или только что поступили.

Как прочесть сообщение?

Если выбрать поступившее сообщение на верхней панели окна, ^%>:^-%.:

•%Р О оно открывается на нижней панели, где вы можете познакомиться с его содержанием. Чтобы открыть полученное сообщение в отдельном окне, надо выбрать его и дать команд;, Файл > Открыть. Достаточно также дважды щелкнуть на названии сообщения. Когда сообщение открыто в отдельном окне, панель инструментов включает кнопки Предыдущее и Следующее, которые позволяют перебирать имеющиеся сообщения.

Что такое вложение?

Электронная почта первоначально предназначалась только для передачи текстовых сообщений и-не позволял;! передавать произвольные файлы. Поэтому и сегодня передача файлов по электронной почте требует дополнительных усилий. Файлы передаются как вложения, присоединенные к письму. Наличие вложения отмечается значком в виде скрепки в столбце Вложение.

Как получить вложение

Чтобы просмотреть определенное вложение, имеющееся в сообщении, следует щелкнуть на значке в BI- ае скрепки в заголовке сооб- : JF щсния, после чего выбрать имя файла. Чтобы сохранить вложенный в сообщение файл, следует дать команду Файл * Сохранить вложения, после чего указать имя сохраняемого файла. Если сообщение открыто в отдельном окне, то имеющиеся вложения перечислены в поле Присоединить в области заголовков сообщении, Для их сохранения можно использовать команду Файл > Сохранить вложения или команды Сохранить как и Сохранить все в контекстном меню в. южения.

Какие меры предосторожности следует иметь в виду при получении сообщения, содержащего вложения?

Вложения, получаемые от «неизвестных доброжелателей», — это один из наиболее реальных источников получения вирусов, «троянских программ* и других потенциально опасных для компьютера данных. Следует придерживаться трех основных правил. Если документ, содержащий вложение, поступил из неизвестного источника и без вашего запроса на получение такой информации, вложение следует уничтожить, не просматривая и не сохраняя его. Одновременно со всеми регулярными корреспондентами желательно договориться, что они не будут присылать сообщения, содержащие вложения, не известив вас о своем намерении заранее. Кроме того, никогда не открывайте вложения прямо из программы Outlook Express. Сохраняйте соответствующие файлы, проверяйте их на наличие вирусов, затем открывайте в удобное для себя время и вне связи с получением почты. Соблюдение этих правил позволит избежать как вирусной угрозы, так и захламления почтового ящика лишними файлами (объем вложений обычно во много раз превышает объем самих сообщений).

Как организовать удобное хранение сообщений?

Программа Outlook Express имеет встроенную иерархию папок, предназначенных для хранения сообщений, как поступивших, так и отправляемых. По умолчанию имеются следующие папки:

• Входящие (сюда попадают поступившие сообщения);

• Исходящие (здесь хранятся сообщения, ожидающие отправки);

• Отправленные (отправленные сообщения переносятся сюда из папки Исходящие);

• Удаленные (эта папка играет роль Корзины);

• Черновики (здесь сохраняются сообщения, находящиеся в работе и не готовые для отправки). Для того чтобы создать новую папку, следует дать команду Файл > Папка > Создать или выбрать команду Создать папку из контекстного меню значка любой папки. В диалоговом окне Создание папки указывается имя новой папки и та папка, в которую она должна быть вложена. Для того чтобы автоматизировать распределение сообщений по папкам, следует дать команду Сервис * Правила для сообщений > Почта. Если ни одного правила еще не задано, вы сразу попадете в режим описания правила. Б противном Использование электронной почты 453 случае для этого надо щелкнуть на кнопке Создать. Диалоговое окно Создать правило для почты позволяет у к. i зать условия, которым может удовлетворять сообщение, и способ обрабс гки сообщений, удовлетворяющих заданным условиям.

Как удалить сообщение?

Чтобы удалить сообщение, надо щелкн уть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить. Удаленное сообщение переносится в папку Удаленные, которая траст роль Корзины. Очистка папки Удаленные может производиться вручную или автоматически при завершении работы программы Outlook Express.

Как создать сообщение?

Для создания сообщения можно испс;1ьзовать команду Сообщение > Создать или кнопку Создать сообщение на панели инструментов. При этом открывается окно Создать сообщение, в верхнюю часть рабочей области которого иводится служебная информация, а в нижнюю — собственно содержание сообщения.

Как указать адрес получателя и другую служебную информацию?

Адрес получателя сообщения (адреса электронной почты имеют вид: <имя пользователя>@<имя сетевого домена>) необходимо ввести в поле Кому. Чтобы начать ввод, следует щелкнуть i ia этом поле. Кроме того, необходимо заполнить поле Тема, указав в нем тему сообщения. Текст темы автоматически записывается и в строку заголовка окна создаваемого сообщения. Тема позволяет адресату быстро понять, о чем идет речь, и является к тому же знаком вежливости и уважения к корреспонденту. Остальные служебные поля заполняются только в случае необходимости.

Как отправить сообщение по нескольким адресам?

Для того чтобы отправить одно и то же сообщение по нескольким равноправным адресам, все эти адреса слглует указать в поле Кому. В качестве разделителя используется запятая ил и точка с запятой. Служебная информация передается вместе с письмом, так что каждый из адресатов будет знать, что есть и другие получатели,

Как отправить копию сообщения?

Копию сообщения отправляют в том случае, когда полагают, что соответствующий адресат должен знать о содержании отправляемого сообщения или о самом факте переписки, но от него не ожидается каких-либо немедленных действий по получении сообщения. Адрес корреспондента, которому направляется копия сообщения, указывается в поле Копия. В этом поле может быть перечислено несколько адресов через запятую или точку с запятой. Об отправке копий становится известно всем получателям письма.

Как отправить копию сообщения, о которой ничего не известно другим адресатам?

Копия сообщения, о наличии которой ничего не известно другим адресатам, считается «скрытой». Адреса получателей скрытых копий задаются в поле Скрытая. Здесь также можно перечислить несколько адресов через запятую или точку с запятой. Основные адресаты и получатели копий не получают информацию о наличии скрытых копий сообщения.

Как ответить на полученное сообщение?

Переписка по электронной почте обычно представляет собой обмен несколькими сообщениями. Стандартный механизм работы ] |Ы почтовых программ облегчает подготовку ответа на поступившее письмо. Чтобы ответить на полученное сообщение, следует выбрать это сообщение (или открыть его), после чего дать команду Сообщение ^ Ответить автору или щелкнуть на кнопке Ответить автору на панели инструментов. При этом открывается окно для создания сообщения, ряд полей в котором заполняется автоматически. Так, в качестве адресата указывается адрес отправителя сообщения, а в качестве темы — тема исходного сообщения с добавлением в начале фрагмента Re: (от английского слова respond — отвечать). В тело сообщения автоматически заносится содержание исходного сообщения, но со сдвигом вправо и с пометкой каким-либо символом по левому краю. Такие пометки позволяют комментировать отдельные фрагменты поступившего сообщения или отвечать на поставленные в нем вопросы непосредственно там, где они были заданы. Цитирование письма, на которое готовится ответ, является стандартным приемом при использовании электронной почты.

При подготовке ответа на сообщение текст исходного сообщения никак не выделяете?:. В чем дело?

Чтобы обеспечить нормальный сткль ответов и обеспечить выделение текста исходного сообщения, рекомендуется выполнить следующие настройки. В программе Outlook Express дайте команду Сервис > Параметры. В диалоговом окне Параметры выберите вкладку Отправка сообщений. Установите флажок Включать в ответ текст исходного сообщения. Сбросьте флажок Отвечать в формате исходных сообщений. На панели Формат отправляемых сообщений установите переключатель Обычный текст и щелкните на кнопке Настройка обычного текста. В новом диалоговом окне установите флажок Отступ исходного текста на и выберите маркер исходного текста в раскрывающемся списке. Чаше всего для маркировки отступа используется символ >.

Как переслать полученное сообщение другому адресату?

Чтобы переслать кому-либо полученное,сообщение, следует выбрать это сообщение (или открыть его), после чего дать команду 41 \ Сообщение » Переслать или щелкнуть на кнопке Переслать па панели инструментов. При этом открывается окно для создания сообщения, ряд полей в котором заполняется автоматически. Так, в качестве темы сообщения — тема исходного сообщения с добавлением в начале фрагмента Fw: (от английского слова forward - ''алев), В тело сообщения автоматически заносится содержание исходного сообщения. Вы можете удалить отдельные фрагменты или добавить собственные комментарии по ходу текста или в конце сообщения.

Как отправить ответ всем, кого касается полученное сообщение?

Такая операция сродни обычному ответу на сообщение. Следует выбрать сообщение (или открыть его), после чего дать команду :Ц|* ; Сообщение > Ответить всем или щелкнуть на кнопке Ответить всем на панели инструментов. При этом открывается окно для создания сообщения, ряд полей в котором заполняется автоматически. Так, в качестве адресатов указываются автор исходного сообщения и все остальные указанные адресаты, за исключением автора ответа. Получатели копии сообщения получают и копию ответа. Тома исходного сообщения сохраняется с добавлением в начало префикса R«:. В тело сообщения заносится содержание исходного сообщения со сдвигом вправо и с пометкой по левому краю. Дальнейшие действия такие же, как при ответе автору сообщения.

Какие есть возможности форматирования отправляемого сообщения?

Первоначально с помощью электронной почты можно было пересылать только текстовые сообщения. В настоящее время многие серверы поддерживают также возможность отправки и получения сообщений в формате HTML, то есть с использованием элементов форматирования. В этом случае окно создания сообщения содержит панель форматирования, которая позволяет выбрать гарнитуру шрифта и его размер, стиль текста (в смысле языка HTML), начертание и цвет, представление в виде списка, а также способ выравнивания абзаца. Однако следует иметь в виду, что заранее не известно, какой программой чтения сообщений пользуется получатель вашего сообщения. Кроме того, передача сообщений в формате HTML может не поддерживаться сервером, хотя на сегодняшний день это маловероятно. Существует и опасность автоматической активизации вирусов, поступивших в сообщениях формата HTML. Поэтому рекомендуется по возможности избегать форматирования сообщений. Переключение режима создания сообщений производится с помощью команд Формат * Обычный текст и Формат > Формат HTML

Как создать специальное оформление сообщения?

Специальное оформление сообщения возможно только при использовании формата HTML. В этом случае можно использовать бланк, включающий фоновый рисунок и другое заранее заготовленное оформление. Чтобы использовать бланк, следует дать команду Сообщение > Создать с использованием и выбрать в открывшемся меню название бланка. Можно также щелкнуть на раскрывающей стрелке рядом с кнопкой Создать сообщение на панели инструментов и выбрать нужный бланк в раскрывшемся меню. Если вы уже работаете с сообщением, то для использования (или замены) бланка следует выбрать нужный бланк в меню Формат ^ Использовать бланк.

Как добавить вложение к сообщению?

Если значок файла, передаваемого в качестве вложения, имеется на экране в открытом окне папки (или в программе Проводник), удобнее всего просто перетащить его в окно, в котором создается сообщение. В этом случае в нижней части окна откроется дополнительная панель, на которой в данном случае появится значок выбранного файла. Для того чтобы воспользоваться диалоговым окном Вставка вложений, позволяющим найти и выбрать нужный файл, следует дать команду Вставка > Вложение файла или щелкнуть на км-шке Вложить файл в сообщение на панели инструментов. Важность поступившего сообщения v ип;швается в первом столбце в списке поступивших сообщений. При создании сообщений злоупотреблять этим параметром но поит, его следует применять только в действительно экстренных случая;,. Изменить важность создаваемого сообщения можно с помощью меню Сообщение > Важность или кнопки Важность сообщений на панели инструментов. По умолчанию задается Обычная важность, существует такяа Высокая важность для срочных сообщений и Низкая важность для сообщений, не требующих быстрого изучения.

Какие имеются специальные возможности отправки сообщений?

Программа Outlook Express позволяет отправлять сообщения с цифровой подписью, а также производить шифрование сообщений. Цифровая подпись удостоверяет, что сообщение поступило имен- <—«; но от вас, а также позволяет адресату в дальнейшем отправлять шифрованные сообщения, которые вы сможете расшифровать и прочесть. Чтобы отправить зашифрованное сообщение, необходимо иметь цифровой сертификат адресата, данные т которого используются при шифровании. Для использования этих возможностей используются команды Сервис > Цифровая подпись и Сервис i- Зашифровать или кнопки Цифровая подпись сообщения и Шифрование сообщения на панели инструментов.

Как создать фиксированную подпись для добавления к сообщениям?

Постоянная подпись может содержа \ъ всю ту информацию, которую вы считаете необходимым добавлять < отравляемым сообщениям. Эта подпись может быть текстовой или вкл KJS -IJITI. изображение (в последнем случае необходимо отправление сообщенп i п формате HTML}. Чтобы создать такую подпись, дайте команду Сервис > Параметры и выберите вкладку Подписи. Щелкните на кнопке Создать, чтобы сформировать первичную пустую подпись. Чтобы включить использование подписи, установите флажок Добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям. Если вы собираетесь использовать текстовую подпись, на панели Изменить подпись установите переключатель Текст и ввел in r текст подписи. В противном случае установите переключатель Файл и введите или найдите при помощи кнопки Обзор путь поиска для текстового файла или документа HTML, который будет использоваться в качестве подписи. Кнопка Дополнительно позволяет привязать подпись к конкретной учетной записи. Подпись автоматически добавляется в конец документа в тот момент, когда вы начинаете создавать сообщение.

Как осуществляется отправка и получение сообщений?

Для того чтобы произвести отправку или получение сообщений программа Outlook Express должна обратиться к серверу. Эти one- ,S$;~i рации объединены, то есть, при каждой проверке наличия новых сообщений осуществляется отправка и при каждой отправке сообщений производится проверка наличия новых поступлений. Программа Outlook Express всегда выполняет эту операцию при запуске, а также через заданные интервалы времени (по умолчанию — 30 минут). При закрытии программы она проверяет наличие неотправленных сообщений в папке Исходящие и при наличии таковых предлагает их отправить. Для того чтобы осуществить отправку сообщений немедленно, используется команда Сервис > Доставить почту > Доставить почту или кнопка Доставить почту на панели инструментов.

Как организовать чтение полученных сообщений в автономномрежиме?

Соединение с Интернетом требуется только в момент получения и отправки электронной почты. Программа Outlook Express обра- jg|p щается к серверу, после чего происходит отправка исходящих сообщений и загрузка г соступив тих. В дальнейшем полученные сообщения можно просматривать в автономном режиме. На вкладке Подключение в диалоговом окне Параметры (Сервис > Параметры) можно установить флажок Разрывать связь после отправки и получения сообщений, после чего соединение будет автоматически разрываться по завершении сеанса связи с почтовым сервером.

Каких правил следует придерживаться в тексте сообщений?

Электронная почта — это всего лишь один из видов связи, так что при ее использовании следует применять все те же правила, что и при обычной переписке, в частности, правила вежливости. Особенность электронной почты состоит в том, что сообщения, отправляемые по электронной почте, нельзя считать частными. Прежде чем достигнуть адресата, сообщение проходит через цепочку серверов, па каждом из которых, в принципе, есть возможность ознакомиться с его содержанием. В этом плане, электронное сообщение можно считать «открыткой», которую может прочитать любой сортировщик почты или почтальон.

Можно ли отправлять сообщения незнакомым людям?

Если адрес электронной почты получен из официального источника, то считается допустимым отправить сообщение по этому адресу. Однако отсутствие ответа в таком случае считается признаком нежелания вести переписку.

Следует ли отвечать на BGI; полученные сообщения?

Сообщения, полученные от незнакомых вам людей и не представляющие для вас интереса, не обязательны для ответа. На сообщения оскорбительного характера, а также содержащие незатребованную рекламу отвечать (даже выказывая свое недовольство) вообще не рекомендуется, так как это может привести лишь к увеличению i готока материалов такого характера.

Что такое «спам»?

«Сиам» — это сообщения электронной почты, содержащие рекламную информацию, обычно незатребованную. Как правило, под «спамом» понимается массовая рассылка такой информации, обычно в сотни и тысячи адресов электронной почты. Люди, занимающиеся такой рассылкой («спаммеры»), черпают информацию об адресах электронной почты из различных источников, не брезгуя даже перехватом управляющей информации в проходящих сообщениях. Пи гучнв такое сообщение, просто удалите его. Посылать какой-либо ответ ite следует, так как это является для спаммера подтверждением правильности использованного адреса. Если вы получаете большое число сообщении такого рода, обратитесь к своему поставщику услуг Интернета, который может помочь справиться с этой проблемой, даже, в крайнем случае, изменив используемый адрес электронной почты.