Работа с Адресной книгой
Что такое Адресная книга?
Программа Адресная книга представляет собой электронный справочник, содержащий информацию об адресах известных кор- ^жЗ респондентов и способах связи с ними. Адресная книга позволяет использовать удобные имена вместо реальных адресов, производить проверку правильности ввода адреса, удобным образом производить рассылку корреспонденции по нескольким адресам, автоматизировать использование цифровых удостоверений для данного корреспондента.
Где отображается содержание Адресной книги?
В окне программы Outlook Express имеется панель Контакты, содержимое которой формируется на основе Адресной книги. Эту панель можно использовать для выбора адресов получи гелей сообщений, а также для пополнения адресной книги.
Как добавить адрес в Адресную книгу?
Чтобы открыть Адресную кишу, можю использовать Главное меню (Пуск > Программы > Стандартные > Адресная книга) или программу Outlook Express (кнопка Адресная книга f а панели инструментов). Далее следует дать команду Файл > Создать контакт из строкиСоздать меню или Создать > Создать контакт на ганеди инструментов. Откроется диалоговое окно Свойства, первоначально пустое, содержащее поля для ввода разнообразной информации об адресате.
Как внести в Адресную книгу адрес отправителя полученногосообщения?
Для того чтобы занести в Адресную книг/ адрес отправителя полученного сообщения электронной почты, щелкниie на его имени в списке сообщений правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Добавить отправителя в адресную книгу. Допсшштельную информацию о данном адресате можно, в случае необходимости, «нести в данную запись вручную.
В полученном сообщении указан адрес электронной почты. Какдобавить его в Адресную книгу?
Эта операция не требует ручного ввода. I [рограмма Outlook Express автоматически распознает адреса электронной почты в тексте сообщения и представляет их в виде гиперссьглок. Ее/in щелкнуть на такой гиперссылке правой кнопкой мыши, то контекстно!' меню будет содержать команду Добавить в адресную книгу. При выбор:-;;той команды откроется диалоговое окно Свойства для добавляемого адргса. В этом окне необходимо указать как минимум имя и фамилию ноши о корреспондента, так как они в данном случае не содержатся в самом ан ющении.
Как автоматизировать занесение адресов корреспондентов вадресную книгу?
В программе Outlook Express имеется возможность автоматического внесения адресов корреспондентов в Адресную кншу при ответе на полученное Ifi Windows XP: Полный справочник сообщение. Для этого нужно открыть диалоговое окно Параметры (Сервис » Параметры) и на вкладке Отправка сообщений установить флажок Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь. Важно, что пополнение Адресной книги производится в момент начала создания сообщения. Если вы передумали и не стали отправлять письмо, то адрес корреспондента все равно уже сохранился.
Как внести изменения в запись о корреспонденте?
Для того чтобы внести изменения или дополнения в запись в Адресной книге, надо открыть диалоговое окно Свойства для данной записи. Для этого можно использовать команду Файл > Свойства, кнопкуСвойства на панели инструментов или просто дважды щелкнуть на нужной записи. Чтобы открыть это окно из программы Outlook Express, щелкните на имени корреспондента на панели Контакты правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства. В диалоговом окне Свойства можно изменить уже заполненные поля или внести новые данные в поля, оставленные пустыми при создании данной записи. Редактирование записи часто оказывается полезным при создании записи на основе полученного сообщения электронной почты.
Как добавить в Адресную книгу цифровой сертификат?
В Адресную книгу можно добавить как цифровой сертификат из полученного письма, так и собственный цифровой сертификат для использования в качестве цифровой подписи. Чтобы извлечь сертификат из цифровой подписи и добавить его в Адресную книгу, откройте сообщение, содержащее цифровую подпись, в отдельном окне, дайте команду Файл > Свойства, в открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Безопасность и щелкните на кнопке Добавить цифровое удостоверение в адресную книгу. Для добавления в Адресную книгу собственного сертификата необходимо занести в нее данные о себе. После занесения общей информации откройте в диалоговом окне Свойства вкладку Сертификаты и щелкните на кнопке Импорт. Файл, содержащий сертификат, выбирается стандартным образом в диалоговом окне Выберите файл цифрового сертификата для импорта.
Как создать группу адресов?
Группа адресов (или, точнее, адресатов) позволяет с легкостью отправлять одно сообщение по всем этим адресам. Отдельные адреса, входящие в группу, лучше заранее включить в Адресную книгу. Открыв Адресную книгу, дайте команду Файл > Создать группу из строки меню или Создать * Создать группу на панели инструментов. Откроется диалоговое окно Свойства для группы. Здесь следует ввести имя групп ы и можно также написать заметкикомментарии, описывающие данную группу подробно. Чтобы занести в группу адрес, отсутствующий в Адресной книге, следует щелкнуть на кнопке Создать контакт, после чего обычном образом ввести ин- Щи формацию о корреспонденте. Чтобы занести в группу адреса, уже имеющиеся в Адресной книге, надо щелкнуть на кнопке Выбрать, выбрать нужные адреса в списке в левой части диалогового окна Выберите участников группы, после чего щелкнуть на кнопке Выбрать. Включение адресов в группу не сказывается на их доступное: и из Адресной книги, так что возможность использовать эти адреса для отправки индивидуальных сообщений сохраняется.
Как изменить состав существующей группы?
Чтобы изменить состав уже существующей группы, следует выбрать ее в окне Адресной книги и открыть для этой группы диалоговое окно Свойства (Файл > Свойства). Здесь можно изменить название группы и заметки, относящиеся к этой группе, добавить или удалить входящие в группу адреса, Удаление адреса из группы не о тачает его удаления из Адресной книги. Если удалить группу целиком (Файл > Удалить, кнопка Удалить на панели инструментов), то входящие EI н :'е адреса также останутся в Адресной книге.
Как использовать адрес из Адресной книги?
Если вы хотите отправить сообщение че. i овеку, информация о котором есть в Адресной книге, проще всего просто дважды щелкнуть на имени человека на панели Контакты. При этом откроется окно создания нового сообщения с уже заполненным полем Кому.
Как указать в сообщении один или несколько адресов из Адресной книги?
В окне создания сообщения подписи Кому, Копия и Скрытая представляют собой кнопки. При щелчке на любой из этих кнопок открывается диалоговое окно Выбрать получателей. В левой части этого окна имеется список корреспокде нтов и групп, имеющихся в Адресной книге. Выбрав имена адресатов, еле. 1ует щелкнуть на кнопке, указывающей, в какое поле следует их помести гь: Кому, Копия или Скрытая копия. После закрытия этого окна щелчком на кнопке ОК выбранные адреса помещаются в нужные поля адресов создаваемого сообщения.
Как проверить адрес при помощи адресной книги?
Для проверки адресов используется команда Сервис > Проверить имена или кнопка Проверить имена на панели инструментов в окне создания сообщения. Она может использоваться в том случае, если имя или адрес введены частично. При проверке адресов выясняется, включены ли они в Адресную книгу. Найденные адреса выделяются подчеркиванием (имена, введенные путем выбора из Адресной книги, подчеркиваются и бел всякой проверки). Если указанное имя или адрес не могут быть однозначно интерпретированы при помощи Адресной книги, открывается диалоговое окно Проверка имен, содержащее список имен, соответствующих указанному адресу. Нужное имя можно выбрать в этом списке. Если имя опознано не было, можно щелкнуть на кнопке Другие имена, которая позволит выбрать иной адрес из адресной книги (удобно в случае опечатки), или занести в Адресную книгу информацию о новом адресе с помощью кнопки Создать контакт.
Как упорядочить адреса в Адресной книге?
Сортировку записей Адресной книги позволяет производить меню Вид. Если дать команду Вид > Сортировать по, откроется меню, позволяющее задать способ сортировки. Можно производить сортировку по полному имени (в том числе по имени и по фамилии), но адресу электронной почты, по служебному или домашнему телефону. Во всех случаях возможна сортировка по убыванию и по возрастанию. При табличном представлении включить-режим сортировки по столбцу можно и двойным щелчком па заголовке столбца.
Как экспортировать данные в новую Адресную книгу?
Дан мая операция позволяет перекосить контакты из одной Адресной книги в другую. Выбрав нужные контакты, дайте команду Файл > Экспорт > Адресная книга (WAB). В диалоговом окне Выберите адресную книгу... указывается существующий или новый файл адресной книги для сохранения данных.
Как экспортировать данные Адресной книги в файл?
Экспорт данных Адресной книги нужен в тех случаях, когда информацию об адресах требуется использовать в другом приложении. Эта операция выполняется при помощи команды Файл > Экспорт > Другая адресная книга. В диалоговом окне Экспорт адресной книги выбирается экспортный формат (кроме стандартного, поддерживается только текстовый формат с разделителями), после чего запускается Мастер экспорта, который запрашивает имя поля и набор сохраняемых полей Адресной книги.